Plano de Ação – 5W1H

Se algo não está indo tão bem quanto deveria na minha empresa, como posso criar um plano para melhorar e resolver meus problemas?

Uma das maiores dificuldades dos pequenos e médios empresários é a falta de conhecimento para o planejamento.

Isso causa muito desgaste, por que acaba por centralizar todas as funções sobre o empreendedor, o que faz com que a sobrecarga diminua a capacidade da empresa em criar vida e se sustentar sem a presença de seu fundador, ou seja, cria-se uma organização dependente.

Muito se fala sobre planejamento estratégico, sobre planos de longo prazo, missão, visão e metas, mas poucos conhecem o poder da ferramenta que possibilidade a divisão de tarefas, o trabalho em equipe, a cobrança de metas e o fim das desculpas para não solução de problemas em uma empresa.

Essa ferramenta é o Plano de Ação – 5W1H. De forma simples, essa pequena ferramenta se aplicada de forma sistêmica, e de maneira que se faça virar uma cultura dentro da empresa em todos os setores, poderá gerar engajamento e resultados extraordinários dentro de uma equipe ou empresa.

O que é 5W1H?

Usada em diversas área do conhecimento, o 5W1H é composto de cinco perguntas em inglês:

Pergunta Tradução
What? O que?
When? Quando?
Where? Onde?
Why? Por que?
Who? Quem?
How? Como?

 

Com base nessas cinco perguntas é possível criar um plano para distribuir tarefas de um projeto, mostrando cada detalhe bem como os membros de sua equipe e data máxima de realização da tarefa. Em resumo deve-se usar o 5W1H para:

  • Referenciar as decisões de cada etapa no desenvolvimento de um trabalho/projeto.
  • Identificar as ações e responsabilidade de cada um na execução das atividades;
  • Planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho;

 

Para que serve? 

Serve desde planejar para escrever um texto ou dar uma notícia em um telejornal, até a construção de um submarino atômico.

A totalidade de aplicações dessa ferramenta é imensa, se você tem um problema e quer que sua equipe resolva, reúna a equipe e escreva cada tarefa, dando uma resposta a cada pergunta referente a tarefa/problema, e depois imprima e coloque-as em um lugar visível.

Não há outra ferramenta melhor para mostrar quem é quem quando a questão é prazo. Nesse quesito os prazos deverão ser estabelecidos em conjunto, para que na reunião de verificação não aja desculpas de falta de prazo para a realização das tarefas estabelecidas.

O plano de ação também é um belo modelo de apresentação de projeto para seus clientes, caso você seja um prestador de serviço.

Respondendo às perguntas do 5W1H, no final simplesmente você terá um cronograma completo, sendo definido todas as tarefas a serem realizadas, bem como quem realizará, onde, por que e o prazo.

 

Como posso me beneficiar do Plano de Ação – 5W1H na minha empresa ou equipe? 

Ocupando um cargo de liderança de uma equipe ou uma organização, nosso papel como gestor não fica somente na utilização dessa ferramenta, mais também na sua disseminação, para que se possa ter os benefícios do engajamento, da participação, do acompanhamento, e principalmente da entrega de resultado nos tempos planejados.

Você pode fazer o download de um modelo de Plano de Ação – 5W1H-Planilha plano de ação.

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